Erfolgreiche Ressourcenplanung im Projektmanagement

In modernen Arbeitsorganisationen gehört Projektmanagement unlängst zur Tagesordnung. Zur Implementierung zeitgemäßer agiler Organisationsstrukturen ist es dabei unabdingbar, über Expertenwissen zu erfolgreichem Projektmanagement zu verfügen. Ein Teil davon betrifft die sinnvolle Planung: Üblicherweise verfügen Projekte nämlich über begrenzte Ressourcen, zum Beispiel hinsichtlich des nutzbaren Budgets oder Personals. Dieser Artikel setzt sich daher damit auseinander, wie Ressourcenplanung im Projektmanagement erfolgreich optimiert werden kann.

Zunächst gilt es dementsprechend zu definieren, welche Arten von Ressourcen bei klassischen Projekten zu beachten sind. Hierzu gehören im Wesentlichen das Personal und das Kapital, das eingesetzt wird, doch diese Begriffe sind weitaus vielfältiger als die meisten Projektmanager meinen. Die nachfolgenden Zeilen sollen daher tiefere Einblicke in erfolgreiche Projektplanung vermitteln.

Kompetenzen rechtzeitig definieren und frühzeitig mit Ausfällen rechnen

Beim Personal sind vor allem die Managementrollen von entscheidender Bedeutung. Wer übernimmt die Verantwortung für das Projekt, wer wiederum führt die Arbeiten aus? Wer wird als Controller den Projektstatus überwachen? Werden die Teams in vertikalen oder horizontalen Hierarchien arbeiten? Wie regelmäßig erfolgen Rückmeldungen bezüglich des aktuellen Projektstatus? Wie wird das Personal bezahlt und was geschieht im Falle einer Verschiebung des Projektzeitraums, wenn unerwartete Mehrkosten auflaufen oder das Personal nicht weiterbeschäftigt werden kann? Eine genaue Erfassung ist insbesondere wichtig, um die für das Personal anfallenden Kosten korrekt einzupreisen.

Unvorhergesehene Zwischenfälle sorgen regelmäßig für Verzögerungen

Erfahrung zahlt sich aus: Im Regelfall benötigen erfahrene Mitarbeiter deutlich weniger Zeit, sodass auch das bei der Planung berücksichtigt werden sollte. Eine Verrechnung der Kosten erfolgt im Regelfall in Stunden- oder Tagessätzen. Doch nicht jeder Einzelfall kann im Vorfeld vorhergesehen werden: Unerwartete Krankheiten, Urlaubstage, Unfälle, Berufswechsel und Familienplanungen der Mitarbeiter sorgen regelmäßig für ungeplante Verzögerungen in Projektabläufen. Ebenfalls sollte im Vorfeld der Projektdurchführung überlegt werden, ob die Arbeiten von internen Mitarbeitern oder eventuell von externen Arbeitskräften verrichtet werden können. Nach dem Prinzip „hire and fire“ zu arbeiten wird besonders mit Rücksicht auf das Kündigungsschutzrecht nicht funktionieren. Daher muss zielorientiert und praktisch geplant werden.

Kapital betrifft weit mehr als das Geld für Investitionen

Fernab der Personalressourcen ist aber auch die Sicherstellung des Kapitals für die Durchführung des Projektes von essentieller Bedeutung. Oftmals übersteigt das tatsächlich genutzte Kapital das ursprünglich angesetzte Budget, sodass in schwierigen, zähen Verhandlungen weiteres Kapital von den Kapitalgebern beschafft werden muss. Ebenfalls muss für ein gutes Verhältnis mit den Kapitalgebern gesorgt und diese mit den entsprechend gewünschten Informationen versorgt werden. Doch mit Kapital ist weitaus mehr als nur das Geld gemeint: Auch Besprechungsräume und andere Einsatzorte müssen jederzeit verfügbar sein, sofern die Mitarbeiter des Projekts auf diese Räumlichkeiten zugreifen möchten.

IT-Ausstattung gewinnt zunehmend an Bedeutung

Im digitalen Zeitalter kommt mit der IT-Ausstattung eine weitere Komponente hinzu. Jeder Projektmitarbeiter sollte auf die für ihn notwendigen Arbeitsmaschinen wie beispielsweise Computer oder Laptops zugreifen können. Diese müssen abgesichert und sollten für Dritte nicht angreifbar oder manipulierbar sein. Ebenso sollten, sofern notwendig, Software-Lizenzen bereitstehen und natürlich die Mitarbeiter schulen. Besonders bei längerfristig angelegten Projekten gilt es allerdings auch, auf den technologischen Wandel zu achten. Neue Technologien oder Hardware tragen womöglich zu einem späteren Zeitpunkt des Projektablaufs zu einer erheblichen Verbesserung bei, waren jedoch zu Beginn der Budgetierung noch unvorstellbar gewesen. Ein erfolgreicher Projektmanager sollte noch genügend Freiraum besitzen, um auf solche Veränderungen reagieren und die Prioritäten bei Bedarf neu ausgestalten zu können.

Die obigen Ausführungen zeigen auf, dass die detaillierte Planung der Ressourcen für die erfolgreiche Ausführung eines Projekts unabdingbar ist. Eventuell später auftretende Unwägbarkeiten müssen bereits im Vorfeld erkannt, analysiert und Lösungen gefunden werden. Selbst erfahrene Manager, die bereits größere Projekte gestemmt und viele Dekaden Berufserfahrung gesammelt haben, müssen sich immer und immer wieder in neue Prozesse und Umstände hineindenken, damit die Planung so erfolgreich wie möglich verläuft. Erfolgreiche Ressourcenplanung im Projektmanagement ist somit alles andere als ein Kinderspiel.

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Philipp Luis
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Geschäftsinhaber bei projectVal GmbH
Internationaler Projektmanager mit langjähriger Erfahrung im Online-Marketing und IT-Bereich.

Gründer von projectVal und Networker, welcher gerne seine Erfahrungen, sowie Tipps und Tricks beim erfolgreichen umsetzen von Projekten teilen und austauschen möchte.
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