Tarife, Steuern & Co.: 3 Fakten, die Existenzgründer über Business-Handys wissen sollten

Das Geschäftstelefon: Zeit ist Geld und wer immer erreichbar ist, hat in dieser schnelllebigen Zeit die Nase vorne. Daher ist die Wahl des richtigen Handytarifs für Existenzgründer ein nicht zu unterschätzender Faktor. Das betrifft nicht nur das eigene Telefon, sondern auch Diensthandys für Mitarbeiter. Worauf ist bei diesen Businesshandys zu achten?

1. Den richtigen Handytarif auswählen

Der richtige Handytarif spielt eine wichtige Rolle für Existenzgründer. Allerdings muss es zu Beginn nicht sofort der umfangreichste Datentarif sein. Zunächst ist es wichtig, jederzeit für Kunden und Geschäftspartner erreichbar zu sein. Gewählte Tarife können jederzeit aufgestockt werden. Vor dem Vertragsabschluss sollte immer das eigene Nutzungsverhalten analysiert werden und danach der Anbietervergleich erfolgen.

Ideal ist, wenn das Mobilgerät gleichzeitig über eine Festnetznummer verfügt. Grundsätzlich sind Flatrates jedoch empfehlenswert, da mit ihnen Telefonie, Internet und SMS abgedeckt wird. Trotzdem muss es nicht immer gleich ein Vertrag sein, denn die Prepaid-Tarife bieten mittlerweile nahezu identische Optionen. Die Kosten können dadurch sehr übersichtlich gestaltet werden.

Alternativ können Gründer auch nach Verträgen mit monatlich kündbaren Tarifen Ausschau halten (hier finden Sie eine Übersicht). Hat das Geschäftsmodell Erfolg, kann immer noch ein umfangreicher Vertrag abgeschlossen werden. Der Anbieter 1und1 bietet hier einen 15% Firmen-Rabatt und bei Mitbestellung eines Mobilgeräts wird dieses per Overnight-Service geliefert.

2. Smartphones richtig von der Steuer absetzen

Angebote, in denen ein Smartphone enthalten ist, sind manchmal nur auf den ersten Blick günstig. Neben den üblichen Telefonvergleichsrechnern finden sich mittlerweile auch spezielle Konfiguratoren für Smartphones, die eine optimale Kombination von Gerät und Tarif berechnen. Stehen Gerät und Vertrag fest, sollte der Vertrag unbedingt auf den Geschäftsinhaber abgeschlossen werden. Denn die Anschaffungskosten und Betriebskosten für das Gerät können, auch bei zusätzlicher privater Nutzung, steuerlich geltend gemacht werden.

Es gibt zwei Möglichkeiten, die Handykosten in der Steuererklärung unterzubringen. Zum einen kann die Werbungskostenpauschale in Höhe von 1000 Euro pro Jahr genutzt werden. Sind die Werbungskosten jedoch höher als diese Summe, ist es empfehlenswert, die detaillierten Kosten aufzulisten. Als Nachweis dienen Listen mit Datum, Gesprächsdauer und Grund des Telefonats sowie die Einzelverbindungsnachweise. Wer über die Dauer von drei Monaten ein solches Handytagebuch beim Finanzamt vorlegt, hat gute Chancen, dass die Dokumentation auch auf das restliche Jahr angewendet wird. Bei Mischnutzung können so zwischen 50 und 70 Prozent der Handykosten abgesetzt werden.

3. Diensthandys für Angestellte

In fast jeder Branche müssen die Mitarbeiter ein Smartphone haben. Mittlerweile werden sogar ganze Teambesprechungen über solche Mobilgeräte abgehalten. Existenzgründer fragen sich dann oft, ob sie in Diensthandys investieren sollten. Im Prinzip ist das kein großer Kostenfaktor, wenn der passende Tarif gefunden ist. Allerdings müssen von Anfang an Regeln zur Diensthandynutzung kommuniziert werden.

Ist das Diensthandy ausschließlich zur beruflichen Nutzung gedacht, ist jeder private Anruf verboten. Dank Flatrates stellt sich diese Frage jedoch meist nicht mehr. Kostenpflichtige Apps, Kamera können deaktiviert werden, die Nutzung aus dem Ausland heraus genau festgelegt werden.

Wenn ein Handy für die private Nutzung zugelassen wird, darf der Chef aufgrund des Fernmeldegeheimnis die Daten nicht mehr kontrollieren. Ist das Gerät jedoch als reines Diensthandy ausgewiesen, darf der Arbeitgeber in alle auf dem Handy gespeicherten Informationen sowie Einzelverbindungsnachweise Einsicht erhalten. Mitarbeiter dürfen Diensthandys nicht ablehnen, sie aber nach Feierabend abschalten. Kündigt der Angestellte, muss er das ihm zur Verfügung gestellte Gerät zurückgeben.