Tutorial Kassenbuchführung, Teil 2: Welche Anforderungen muss ich bei der Kassenführung erfüllen?

Seit 1. Januar 2017 gelten neue, verschärfte Anforderungen bei der Führung des Kassenbuches und der Kassenführung! Wer jetzt nicht handelt, hat das Nachsehen. Dieses kann existenzbedrohend sein! Im ersten Teil unseres dreiteiligen Tutorials haben wir Sie über die Grundlagen aufgeklärt. Den ganzen Text können Sie hier nachlesen.

Unternehmer, die überwiegend mit Bargeldgeschäften zu tun haben, rücken noch weiter in den Fokus der Finanzbehörden und müssen ab 2017 mit verschärften Prüfungen ihrer Kassensysteme und Kassenbücher rechnen. Grund dafür sind die strengere Definition der elektronischen Kassenführung aus dem Jahre 2010 sowie die 2014 aktualisierten Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung und des Datenzugriffs (GoBD).

Um dies zu vermeiden, ist es auch erforderlich, die formellen Anforderungen an die Kassenführung zu erfüllen. Diese Anforderungen ergeben sich sowohl aus dem Handelsrecht als auch aus dem Steuerrecht.

Lesen Sie jetzt Teil 1

1. Grundsätzlich gilt:

Die Aufzeichnungen müssen

• vollständig
• richtig
• zeitgerecht und
• geordnet

vorgenommen werden.

Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen täglich festgehalten werden.

Ferner dürfen die Aufzeichnungen im Nachhinein nicht mehr derart verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr erkennbar ist (Radierverbot). Veränderungen sind dann nicht zulässig, wenn später nicht mehr festgestellt werden kann, wann diese Aufzeichnungen vorgenommen wurden.

Keine Pflicht zur Einzelaufzeichnung von Bareinnahmen für bestimmte Branchen:

Für bestimmte Branchen hat der Bundesfinanzhof (BFH) die Pflicht zur Einzelaufzeichnung von Einnahmen als unzumutbar angesehen und verneint. Dies gilt u.a. für den Einzelhandel mit Lebensmitteln, Tabakwaren, Schreibwaren, Kurzwaren, Kleinstbetriebe, Kleinpreisgeschäfte, Selbstbedienungsläden, Supermärkte, besondere Teilbereiche von Betrieben wie Passagengeschäfte und Ramschtische, Verkaufswagen, Automaten-geschäfte, Handwerker mit Verkaufsgeschäften und den Warenverkauf bei besonderen Anlässen wie Stoßgeschäft und Schlussverkauf, für Marktstände und Stehbierhallen sowie auch für Gaststätten, Restaurant- und Imbissbetriebe.

2. Verpflichtung zur Kassenführung

a) Buchführungspflichtige

Eine Verpflichtung zur Kassenführung kann sich aus verschiedenen Gesetzen ergeben. Ausgangspunkt ist grundsätzlich die Buchführungspflicht. Diese ergibt sich aus § 238 Handelsgesetzbuch (HGB) oder aus § 141 Abgabenordnung (AO). Wer buchführungspflichtig ist, der ist regelmäßig auch zur Kassenbuchführung verpflichtet.

b) Gewinnermittlung durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Bei einem sog. Einnahmen-Überschussrechner gibt es keine gesetzliche Verpflichtung zur Führung eines Kassenbuches.

Wichtig: Werden bei dieser Gruppe freiwillig Kassenbücher geführt, dann gelten für diese Kassenbücher dieselben Anforderungen wie bei bilanzierenden Betrieben.

Viele Einnahmen-Überschussrechner führen keine Kassenbücher. Von der Verpflichtung, die Einnahmen und Ausgaben vollständig und richtig aufzuzeichnen, sind diese Steuerpflichtigen deswegen aber nicht entbunden.

c) Mindestanforderung bei Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Auch im Rahmen der Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 Einkommensteuergesetz (EStG) ist es erforderlich, die Vollständigkeit der Einnahmen darstellen zu können.

Die Bareinnahmen können beim Einnahmen-Überschussrechner z.B. wie folgt ermittelt werden:

• Einzelaufzeichnung
• Registrierkasse und
• Tageskassenbericht

Die sich daraus ergebenden Bareinnahmen sind dann im Rahmen der Einnahmen-Überschuss-Rechnung aufzuzeichnen. Ein Eintrag der Bareinnahmen in ein Kassenbuch ist nicht zwingend, sondern freiwillig.

Werden die Einnahmen über Registrierkassen erfasst, dann gelten die Ausführungen unter dem Punkt Registrierkasse vollständig auch bei dieser Gewinnermittlungsart.

Die Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen gilt auch für Gewinnermittler nach § 4 Abs. 3 EStG. Deswegen sollten die Aufzeichnungen nicht in Excel-Form geführt werden.

3. Leitlinien bzw. Richtlinien für die Kasse im Betrieb

Die Kassenführung sollte im Unternehmen/Betrieb durch eindeutige Anweisungen (Organisations-, Arbeits- oder Handhabungsanweisung) geregelt sein. Dabei sollten u.a. folgende Punkte bzw. Fragen mit eingeschlossen werden:

• Wer trägt die Verantwortung für die Kassen?
• Wer verwahrt die Kassenschlüssel?
• Wer hat welche Kassen(Bediener- oder Kellner)schlüssel?
• Wo werden die aufbewahrungspflichtigen Kassenbelege (Z-Bons, Stornobelege, Registrierkassenstreifen, Schichtzettel bei Taxis, usw.) abgelegt bzw. aufbewahrt?
• Bis zur welcher Höhe werden Geldscheine angenommen (ausländische Sorten bzw. Falschgeldprüfung etc.)?
• Wer ist für den Kassenabschluss verantwortlich und erstellt ggf. die Z-Bons?
• Wer führt die Bestandsaufnahme, Auswertungen und Abstimmung der Kasse durch?
• Durch wen erfolgt die Belegbearbeitung und Belegprüfung?
• Wie erfolgt die Belegbearbeitung und Belegprüfung?
• Wie wird die Kasse übergeben?
• Wohin wird der Kassenbestand (Bargeld) verbracht?
• Wie und durch wen erfolgt die Abstimmung zwischen Haupt- und Nebenkassen bzw. mit der Finanzbuchhaltung

Bei Einrichtung des Kassensystems oder Änderung der Programmierung ist zu beachten, dass die Erfassung der Geschäftsvorfälle einschließlich deren Verarbeitung im System bis hin zur Ausgabe prüfbar sein muss.

Fehlende Organisationsunterlagen stellen einen formellen Mangel dar.

4. Ordnungsmäßigkeit der Buchführung und der Kassenführung

Nach ständiger Rechtsprechung erfordert eine ordnungsmäßige Buchführung, dass sämtliche Geschäftsvorfälle nach der zeitlichen Reihenfolge und mit ihrem richtigen und erkennbaren Inhalt festgehalten werden. Die zeitgerechte Verbuchung der Geschäftsvorfälle und eine ordnungsmäßige Kassenführung sind bei Betrieben mit einem hohen Anteil an Bareinnahmen in der Regel entscheidende Grundlagen einer kaufmännischen Buchführung. Mängel auf diesem Gebiet nehmen der Buchführung im Allgemeinen die Ordnungsmäßigkeit.

Formelle Fehler in der Kassenführung können genügen um die Kassenbuchführung zu verwerfen, wenn die Fehler ausreichenden Anlass geben, dass das Kassenbuch auch materielle Fehler beinhaltet.

Beispiele für formelle Fehler

• fehlendes Kassenbuch,
• keine zeitnahe Führung oder
• nicht kassensturzfähig

5. Hinweise zur „richtigen“ Kassenführung

• Die Kassenbewegungen müssen täglich aufgezeichnet werden.
• Eine nachträgliche Erfassung, z.B. für eine ganze Woche oder einen ganzen Monat ist nicht

ordnungsgemäß.

• Für jeden Eintrag muss ein Beleg vorhanden sein. Ist ausnahmsweise kein Beleg vorhanden,

ist ein Eigenbeleg zu erstellen.

• Die Belege zur Kassenführung sind zu nummerieren. Im Kassenbuch muss dann jeweils die

entsprechende Belegnummer stehen.

• Die vorgenannten Punkte gelten auch für Auszahlungen aus der Kasse die auf das betriebliche

Bankkonto (sog. Geldtransit) einbezahlt werden.

• Privateinlagen und Privatentnahmen sind ebenfalls täglich aufzuzeichnen.
• Bei Bareinnahmen ist vom Grundsatz her jede einzelne Betriebseinnahme einzeln aufzuzeichnen.
• Ausnahme: Eine Einzelaufzeichnung der Bareinnahmen im Einzelhandel ist nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs nicht erforderlich, wenn Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft werden.
• Diese Ausnahme ist wichtig für z.B. Gaststätten, Metzgereien (Fleischereien), Bäcker, Lebensmitteleinzelhandel, Kfz-Reparaturwerkstätten.
• Es genügt in diesen Fällen, dass die Summe der Tages-Bareinnahmen aufgezeichnet wird.
• Auch in diesen Fällen muss der Unternehmer aber darstellen können, wie die Summe der Tagesbareinnahmen ordnungsgemäß ermittelt wird.
• Die Summe der Tages-Bareinnahmen ist dann durch Aufbewahrung der Registrier-kassenstreifen, Tagesendsummenbons, Kassenzettel usw. nachzuweisen.
• Wenn die einzelne Bareinnahme 15.000 € übersteigt, greift die Ausnahmeregelung nicht mehr. Dann muss diese höhere Bareinnahme einzeln aufgezeichnet werden.
• Keine Rundungen, auch nicht nach der Kommastelle.
• Der Sollbestand lt. Kassenbuch muss mit dem tatsächlich vorhandenen Istbestand der Kasse übereinstimmen (sog. Kassensturzfähigkeit).
• Der Bestand laut Kassenbuch ist in regelmäßigen Abständen durch Nachzählen zu überprüfen.
• Die Abstimmung sollte täglich durchgeführt werden. Hierzu ist ein Zählprotokoll empfehlenswert.
• Eventuelle Kassendifferenzen müssen ausgewiesen und gebucht werden.
• Negative Kassenbestände (sog. Kassenfehlbeträge) sind nicht möglich.
• Überschreibungen, Radierungen, Zwischenräume oder nachträgliche Änderungen der

Aufzeichnungen im Kassenbuch führen zur Verwerfung der Kassenführung.

6. Aufzeichnung kundenbezogener Daten

Wer kundenbezogene Daten anlässlich eines Geschäftes erhebt (z.B. bei Erteilung eines Reparaturauftrags durch Kunden), muss diese Daten mit dem Geschäftsvorgang zusammen aufbewahren. Es wird dadurch nachvollziehbar zu welchem Kunden die Einnahme gehört.

Es besteht zwar keine Aufzeichnungspflicht bei Bareinnahmen bis 15.000 Euro. Wenn aber die Daten (freiwillig) erhoben werden, dann müssen diese Daten auch aufbewahrt und für den Zugriff bereitgehalten werden. Dies gilt auch für Handelsware, wenn der Steuerpflichtige sich die Kundendaten geben lässt.

Aus diesem Grund sollten die Kundendaten für Werbeaktionen niemals anlässlich eines bestimmten Handelsgeschäftes erhoben werden. Wenn die Kundendaten vom Kunden nach einem Kaufvorgang im Rahmen eines Fragebogens vom Kunden in eine verschlossene Box gegeben werden, dann hat der Steuerpflichtige die Daten nicht im Rahmen eines Verkaufsvorganges erhoben. Er kann diese Daten auch nicht mit einem Verkaufsvorgang in Verbindung bringen.

Problematisch sind somit die sog. Bonusaktionen. Hier werden die Käufe des Kunden gesammelt und nach einem Jahr wird ein Bonus – meistens zur Einlösung bei einem Kauf – gewährt. Diese Kundendaten sind wieder mit einzelnen Geschäften verknüpft und somit aufbewahrungs- und vorlagepflichtig.

Lesen Sie im abschließenden Teil 3:
Das Kassenbuch und die Registrierkasse

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