Tutorial Kassenbuchführung, Teil 3: Das Kassenbuch und die Registrierkasse
Seit 01.01.2017 gelten neue, verschärfte Anforderungen bei der Führung des Kassenbuches und der Kassenführung! Wer jetzt nicht handelt, hat das Nachsehen. Dieses kann existenzbedrohend sein!
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7. Kassenbuch
a) Grundsätzliches
Eine ordnungsmäßige Kassenführung erfordert, dass die Kasseneingänge und -ausgänge – soweit zumutbar, mit ausreichender Bezeichnung des Geschäftsvorfalls – in einem Kassenbuch derart aufgezeichnet werden, dass es jederzeit möglich ist, den Sollbestand nach dem Kassenbuch mit dem Ist-Bestand der Geschäftskasse auf die Richtigkeit nachzuprüfen (“Kassensturzfähigkeit” der Aufzeichnungen).
Idealerweise sollte, um die jederzeitige Kassensturzfähigkeit zu gewährleisten, stets auch die Bestandsspalte laufend geführt werden.
b) Gesetzliche Grundlagen:
Nach § 146 Abs. 1 S. 2 AO sollen (müssen) die Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festgehalten werden.
Zudem regelt § 239 Abs. 2 HGB, dass die Eintragungen in Büchern und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden müssen. Eine Vermischung der unbaren mit den baren Einnahmen verstößt somit gegen das Klarheitsprinzip.
c) Privat bezahlte Ausgaben
Vom Unternehmer privat bezahlte Ausgaben, sind nicht im Kassenbuch zu erfassen, sondern als Privateinlage im Rechnungswesen zu verbuchen.
d) EC-Cash
Durch EC-Cash werden unbare Einnahmen generiert. Somit müssen EC-Cash-Umsätze in der Bar-Kasse nicht zwingend erfasst werden. Sollten diese Umsätze erfasst werden, dann sind diese Einnahmen von den Bareinnahmen konsequent zu trennen, so dass sich keine Vermischung mit den Bareinnahmen ergibt.
Entsprechendes gilt für mit EC-Cash geleistete Ausgaben.
Sollen EC-Cash-Zahlungen (BE und/oder BA) in der Registrierkasse erfasst werden, dann müssen diese BE und BA gesondert von den Bareinnahmen und Barausgaben getrennt werden.
Diese Grundsätze gelten auch, wenn es sich um Zahlungen mit oder durch eine sog. Geldkarte handelt.
e) Aufbau Kassenbuch
Der Aufbau eines Kassenbuches sieht häufig wie folgt aus:
- Belegnummer
- Datum des Geschäftsvorfalls
- Buchungstext
- Betrag und Währung der Einnahme oder Ausgabe
- Umsatzsteuersatz bzw. Vorsteuersatz
- evtl. Umsatzsteuer- bzw. Vorsteuerbetrag
- Aktuellen Kassenbestand
f) EDV-Kassenbücher
EDV-geführte Kassenbücher sind zulässig. Für diese Kassenbücher gelten aber die Anforderungen für Papier-Kassenbücher entsprechend.
Dies bedeutet, dass nachträgliche Veränderungen bei EDV-Kassenbüchern nicht möglich sind oder dass nachträgliche Veränderungen sofort durch das EDV-System dokumentiert werden.
Bei Nutzung von EDV-Kassenbüchern sind die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBD) zu beachten. Nach Möglichkeit sollte der Hersteller hier ein entsprechendes Testat (z.B. eines Wirtschaftsprüfers) vorlegen können.
Selbst erstellte Excel-Tabellen oder Excel-Kassenbücher stellen somit ein Risikopotential dar, da diese Tabellen nicht manipulationssicher sind.
8. Hinweise zur Registrierkasse
a) Allgemeines
Werden die Bareinnahmen mit Hilfe einer Registrierkasse ermittelt, dann sind die Registrierkasse sowie sämtliche Auswertungen hierzu Teil der Buchhaltungsunterlagen und können von Seiten des Finanzamts zur Vorlage und/oder Prüfung angefordert werden.
Mit dem Ausdruck eines sog. Z-Bons am Ende eines Arbeitstages wird der Kassenumsatzspeicher wieder auf 0 zurückgesetzt. Es ist daher für einen Prüfer wichtig, dass ihm sämtliche Z-Bon-Ausdrucke fortlaufend vorgelegt werden können, da ansonsten die Vollständigkeit der Einnahmen nicht gewährleistet ist.
Darüber hinaus müssen auf dem Z-Bon auch sämtliche Stornierungen des Tages ersichtlich sein. Hier wäre es denkbar, dass durch eine Programmierung in diesen Ausweis auf dem Z-Bon eingegriffen wurde, weshalb sich ein Außenprüfer insbesondere mit dieser Programmiermöglichkeit auseinandersetzen muss.
Beim Ausdruck eines sog. X-Bons wird der Kassenumsatzspeicher nicht auf 0 zurückgesetzt, was die Möglichkeit einer weiteren Bonierung ermöglicht. Ein sog. X-Bon ersetzt daher nicht den täglichen Z-Bon-Ausdruck.
b) Aufbewahrungspflichtige Unterlagen
Kassenunterlagen bzw. Kassenaufzeichnungen unterliegen der 10-jährigen Aufbewahrungspflicht. Dazu zählen vor allem folgende Unterlagen:
- Bedienungsanleitungen
- Betriebs- bzw. Bedienungsanleitungen und weitere Organisationsunterlagen
- Einrichtungsprotokolle
- Programmabrufe bei erstmaliger Einrichtung
- Programmierprotokolle
- Programmabfragen nach Änderung
- Protokolle über die Einrichtung von diversen Speichern, wie z.B. Verkäufer- , Kellner- oder
- Trainingsspeicher mit Hilfe der Registrierkasse erstellte Rechnungen
- Tagesendsummenbons mit Ausdruck des Nullstellenzählers (Z-Nummer)
- andere im Rahmen des Tagesabschlusses abgerufenen Ausdrucke
- Registrierkassenstreifen (wegen BMF-Schreiben vom 26.11.2010)
c) Tagesendsummenbons
Der sog. Tagesabschlussbon (Z-Bons oder Z-Abschlag) muss geordnet aufbewahrt werden und zumindest folgende Angaben enthalten:
- Geschäftsnamen
- Tagesdatum und Uhrzeit
- Tagessumme aufgeteilt in die verschiedenen Steuersätze
- Fortlaufende Nummern
- Retouren (§ 147 Abs. 4 AO)
- Stornoausdrucke (§ 147 Abs. 4 AO)
- Zahlungswege (Bar, Scheck, Kreditkarte)
- Entnahmen
Ein Manipulieren des Z-Bons, z.B. durch Abtrennen der Datumszeile oder fortlaufenden Nummerierung würde dazu führen, dass die Bons an Beweiskraft verlieren.
d) Aufteilung der Einnahmen nach Umsatzsteuersätzen
Tätigt der Unternehmer Umsätze, bei denen unterschiedliche Umsatzsteuer-Sätze gelten (7 %;
19 %, 0 %), so ist darauf zu achten, dass die Zuordnung der Umsätze entsprechend vorgenommen werden kann, d.h., der Tagesendsummenbon muss die Umsatzsalden getrennt nach dem jeweiligen Steuersatz ausweisen.
e) Elektronische Registrierkasse Pflicht?
Es gibt aktuell keine gesetzliche Verpflichtung, dass ein Steuerpflichtiger jetzt oder ab 2017 elektronische Registrierkassen bereithalten muss.
Sollte eine elektronische Registrierkasse vorhanden sein, dann muss diese spätestens ab 2017 in vollem Umfang den Anforderungen des Datenzugriffs entsprechen.
Dabei wird nicht nach Betriebsart und Gewinnermittlungsart unterschieden.
f) Welches Kassensystem?
Von Seiten der Finanzverwaltung gibt es keine amtlich anerkannten Kassensysteme. Deswegen kann auch von unserer Seite derzeit auch keine Empfehlung eines bestimmten Systems oder eines bestimmten Kassenherstellers ausgesprochen werden.
Wer sich eine neue elektronische Registrierkasse anschaffen möchte, sollte sich vom Kassenhersteller/Lieferanten schriftlich versichern lassen, dass die elektronische Registrierkasse vollständig den neuen GoBD entspricht.
9. Nachrüstung elektronischer Registrierkassen
a) Aufrüstung nicht möglich
Sollte eine elektronische Kasse den Anforderungen des Datenzugriffs nicht entsprechen und eine Aufrüstung ist nicht möglich, dann darf dieses System ausnahmsweise bis 31.12.2016 weiter genutzt werden. Aber sämtliche Ausdrucke (z.B. Registrierkassenstreifen, Stornobelege, Retouren-belege, Z-Bons) sind aufzubewahren. Soweit bei solchen Kassen eine externe Speichermöglichkeit gegeben ist, ist diese durchzuführen.
Elektronische Registrierkassen, die ab 1.1.2017 den GoBD nicht entsprechen, dürfen nicht mehr eingesetzt werden. Auch nicht zur Unterstützung eines Kassenberichtes.
b) Aufrüstung möglich
Entsprach eine elektronische Kasse seit November 2010 nicht den Regelungen des Datenzugriffs, dann war bis heute permanent zu prüfen, ob der Datenzugriff nicht durch Softwareanpassungen oder Speichererweiterungen ermöglicht werden kann.
War die Aufrüstung bisher möglich aber sie wurde nicht vorgenommen und die Kasse entspricht nicht den Regelungen des Datenzugriffs, dann liegt ein erheblicher Mangel in der Kassenführung vor.
c) Aussonderung nicht aufrüstbarer elektronischer Registrierkassen
Nicht aufrüstbare elektronische Registrierkassen, die zum 1.1.2017 ausgesondert werden, dürfen auf keinen Fall entsorgt werden (z.B. durch Inzahlung-nahme oder Verschrottung). Diese ausgesonderten Kassen unterliegen der 10-jährigen Aufbe-wahrungspflicht, wenn die elektronischen Daten (incl. Programmierung) nicht anderweitig elektronisch gesichert werden können.
10. Tagesbericht
Anstelle einer Registrierkasse ist es auch möglich, die Summe der Tages-Bareinnahmen (“Tageslosung”) durch einen so genannten “Kassenbericht” zu ermitteln. Die Tageseinnahmen werden im Fall des Kassenberichtes nicht dadurch festgehalten, dass jeder einzelne Zahlungsvorgang unmittelbar aufgezeichnet wird, sondern sie werden durch den Abgleich von Kassenanfangs- und Kassenendbestand unter Hinzurechnung der aus der Kasse geleisteten Zahlungen rechnerisch ermittelt. Beim Kassenbericht ist die tägliche Feststellung des Kassenbestands (durch Zählen – Anfertigen eines Zählprotokolls) somit für die Berechnung der Tageslosung und damit für eine ordnungsgemäße Kassenführung unbedingt erforderlich.
Die Tageslosung wird nach dem folgenden Schema ermittelt:
Kassenbestand am Ende des Tages (Ermittelt durch Bestandsaufnahme)
./.
Kassenendbestand am Vortag (Ermittelt durch Bestandsaufnahme)
+
Geschäftliche Barausgaben
+
Einzahlung aus der Kasse in die Bank
./.
Einzahlung aus der Bank in die Kasse
+
Privatentnahmen
./.
Privateinlagen
=
Tageseinnahmen (Tageslosung)
Damit wird klar, dass in einem Kassenbericht alle betrieblichen Ausgaben, private Einlagen und Entnahmen sowie der Kassenanfangs und -endbestand vollständig aufgezeichnet werden müssen. Jede durch einen Prüfer festgestellte, nicht erfasste Ausgabe erhöht unmittelbar und zwangsläufig auch die Tageslosung.
11. Einsatz von sog. Kassenprüfern bei der steuerlichen Außenprüfung
Die Finanzverwaltung setzt zwischenzeitlich immer wieder sog. Kassenprüfer bei der Außenprüfung ein. Deren Aufgabe besteht darin, die im Betrieb vorhandene(n) Registrierkassen auszulesen und auszuwerten.
Die als „Kassenprüfer“ bezeichneten Beamten sind keine sog. Fachprüfer, sondern reguläre Betriebsprüfer. Nehmen diese an einer Prüfung teil, so haben sie für diese Zwecke eine erweiterte Prüfungsanordnung vorzunehmen, aus der hervorgeht, dass sie als zusätzliche Betriebsprüfer beigezogen wurden.
12. Weitere Informationen
Bei den vorstehenden Ausführungen handelt es sich um nicht abschließende Informationen und ersetzt keine individuelle Beratung, sondern dient als Orientierungshilfe in Zeiten des Wandels.
Hier nochmal nachlesen:
Teil 1
Teil 2
Wir beraten, analysieren und optimieren. Hierbei betrachten wir Ihren Auftrag nicht nur aus steuerrechtlicher Sichtweise, sondern beziehen auch rechtliche und wirtschaftliche Aspekte in die Entscheidungsfindung mit ein. Für Sie entsteht somit ein insgesamt optimales Arbeitsergebnis.
- Tutorial Kassenbuchführung, Teil 3: Das Kassenbuch und die Registrierkasse - 19. Februar 2017
- Tutorial Kassenbuchführung, Teil 2: Welche Anforderungen muss ich bei der Kassenführung erfüllen? - 8. Februar 2017
- Tutorial Kassenbuchführung, Teil 1: Verschärfte Anforderungen seit 1. Januar 2017 - 3. Februar 2017
