Kein Kleinunternehmer mehr? Was Sie über Umsatzsteuervoranmeldung & Co wissen müssen

Sie sind seit diesem Jahr kein Kleinunternehmer mehr? Gratulation! Warum ich Ihnen gratuliere? Weil es bedeutet, dass Ihr Umsatz in den letzten Jahren gestiegen ist – Sie also wahrscheinlich mehr Aufträge und Kunden gewonnen haben. Und das ist eine gute Nachricht.

Dennoch fühlen Sie sich vielleicht verunsichert, wenn es auf einmal heißt: Umsatzsteuer, bitte! In unserem Beitrag erklären wir Ihnen deshalb, was Sie als frischgebackener Regelunternehmer beachten sollten. Und, warum Umsatzsteuervoranmeldung & Co gar nicht so kompliziert sind, wie es auf den ersten Blick scheint.

Wie lange bin ich Kleinunternehmer?

Als Kleinunternehmer profitieren Sie von bürokratischen Erleichterungen: Denn Sie müssen keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen und damit auch keine Umsatzsteuervoranmeldung ausfüllen. Kleinunternehmer sind Sie, wenn Ihr Vorjahresumsatz weniger als 17.500,- € beträgt und sich der Umsatz des aktuellen Jahres voraussichtlich auf unter 50.000,- € beläuft.

Soviel zur Theorie. Sehen wir uns diese Regelung am besten anhand von zwei Praxisbeispielen an:

Beispiel 1:

2016 betrug Ihr Umsatz 16.000,- €. Der Umsatz des aktuellen Jahres 2017 beläuft sich auf 30.800,- €. Sind Sie 2017 und 2018 noch Kleinunternehmer?

Dieser Fall fällt Ihnen bestimmt nicht schwer: 2017 sind Sie noch Kleinunternehmer, da Sie beide oben genannten Bedingungen dafür erfüllen. 2018 sind Sie Regelunternehmer, da Sie die erste Bedingung nicht erfüllen – Ihr Vorjahresumsatz 2017 beträgt mehr als 17.500,- €.

Beispiel 2:

2016 betrug Ihr Umsatz 22.000,- €. Der Umsatz des aktuellen Jahres 2017 beläuft sich auf 52.500,- €. Sind Sie 2017 und 2018 noch Kleinunternehmer?

Auch dieser Fall sollte leicht nachvollziehbar für Sie sein: Sie erfüllen keine der Bedingungen für Kleinunternehmer und sind daher 2017 und 2018 Regelunternehmer.

Kleinunternehmer vs. Regelunternehmer

Welche Pflichten unterscheiden einen Kleinunternehmer nun von einem Regelunternehmer? Als Regelunternehmer müssen Sie …

  • … Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen
  • … regelmäßig eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben
  • … möglicherweise Gewerbesteuer abführen (als Gewerbetreibender ab 24.500,- € Umsatz/Jahr)
  • … möglicherweise doppelte Buchführung betreiben (als Gewerbetreibender ab 600.000,- € Umsatz oder 60.000,- € Gewinn/Jahr)

Während Gewerbesteuer und doppelte Buchführung nur für Gewerbetreibende relevant sind – und auch dann erst ab einer gewissen Umsatzgrenze – betrifft die Thematik der Umsatzsteuer jeden Kleinunternehmer, der zum Regelunternehmer wird.

Umsatzsteuervoranmeldung: Wie führe ich Umsatzsteuer korrekt ab?

Als Regelunternehmer müssen Sie die Umsatzsteuer aus Ihren Umsätzen (Einnahmen) an das Finanzamt abführen. Im Gegenzug erhalten Sie die Umsatzsteuer (=Vorsteuer) aus Ihren betrieblichen Ausgaben vom Finanzamt zurückerstattet.

Natürlich erfolgt dieses Prozedere nicht für jeden Kauf separat. Stattdessen fassen Sie alle Umsätze eines Zeitraums monatlich oder quartalsweise in der so genannten Umsatzsteuervoranmeldung zusammen. Die Differenz (also Umsatzsteuer abzüglich Vorsteuer) ist der Betrag, den Sie dem Finanzamt noch schulden – auch Zahllast genannt.

Muss es immer eine Zahllast sein? Nein. In bestimmten Fällen kann es vorkommen, dass Ihre Ausgaben die Einnahmen übersteigen und Sie eine Rückerstattung vom Finanzamt erhalten. Als gewinnorientierter Unternehmer sollten Sie aber in der Regel mehr Einnahmen als Ausgaben haben. Und somit müssen Sie Zahlungen leisten.

Wie erledige ich meine Umsatzsteuervoranmeldung?

Damit die Umsatzsteuerzahlungen für Sie nicht am Jahresende mit einem Schlag fällig werden, hat sich das Finanzamt eine besondere Praxis ausgedacht: Sie müssen regelmäßig über das Online-Portal Elster Online Umsatzsteuervoranmeldungen durchführen. Dabei leisten Sie bereits während des Jahres Teilzahlungen. Wie häufig Sie dies tun müssen, hängt von der Zahllast des Vorjahres ab:

  • Gar nicht: Bei Zahllast unter 1.000,- € (Umsatzsteuererklärung am Jahresende)
  • Quartalsweise: Bei Zahllast zwischen 1.000,- € und 7.500,- €
  • Monatlich: Bei Zahllast über 7.500,- € und alle Existenzgründer in den ersten zwei Jahren

In Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung führen Sie alle Einnahmen und Ausgaben des betreffenden Zeitraums getrennt nach Steuersatz (7% und 19%) an. Aus der Differenz zwischen Umsatzsteuer und Vorsteuer errechnet das Online-Formular automatisch Ihre Zahllast.

Hinweis: Die Umsatzsteuervoranmeldung müssen Sie immer bis zum 10. Werktag des Folgemonats einreichen. Für Januar also in der Regel am 10. Februar. Falls die Zeitspanne nicht ausreicht, können Sie allerdings eine Dauerfristverlängerung beim Finanzamt beantragen. Dann haben Sie einen Monat länger Zeit dafür.

Umsatzsteuer: Soll- oder Ist-Versteuerung?

Mit der Umsatzsteuerpflicht verbunden ist nicht nur die Frage nach der Umsatzsteuervoranmeldung, sondern auch die Art der Versteuerung. Es gibt zwei Versteuerungsarten:

Soll-Versteuerung

Unter Soll-Versteuerung versteht man eine Versteuerungsart, bei der die Umsatzsteuer bereits zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung an das Finanzamt abgeführt werden muss. Es spielt dabei keine Rolle, wann der Kunde bezahlt – ausschlaggebend ist das Rechnungsdatum.

Das bedeutet: Soll-Versteuerer müssen in „Vorleistung“ gehen und die Umsatzsteuer bei der Umsatzsteuervoranmeldung erst einmal vorschießen. Gerade für kleine Unternehmen ist das ein kritischer Kostenfaktor. Deshalb besteht in bestimmten Fällen die Möglichkeit, die Ist-Versteuerung zu beantragen.

Ist-Versteuerung

Beträgt Ihr Umsatz weniger als 500.000,- € im Jahr, können Sie beim Finanzamt einen Antrag auf Ist-Versteuerung stellen. Dann müssen Sie die Umsatzsteuer erst zum Zeitpunkt des Zahlungseingangs – also zum Zeitpunkt des Erhalts der Steuer – an das Finanzamt abführen.

Vorsteuerabzug: Nur mit korrekter Rechnung

Eines vorweg: Als Regelunternehmer müssen Sie zwar Umsatzsteuer zahlen – es besteht prinzipiell aber keine Pflicht, den Vorsteuerabzug geltend zu machen. Allerdings: Sie wollen ja nicht auf das Geld verzichten, oder?

Um Vorsteuer geltend zu machen, sollten Sie alle eingehenden Rechnungen auf formale Korrektheit prüfen. Denn: Sie sind im Rahmen Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung nur dann zum Vorsteuerabzug berechtigt, wenn die Rechnungen für Ihre betrieblichen Ausgaben den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Kontrollieren Sie also jede Eingangsrechnung auf Vollständigkeit und fordern Sie bei Mängeln eine Rechnungskorrektur. Folgende Pflichtangaben müssen Rechnungen enthalten:

  • Rechnungsnummer
  • Rechnungsdatum
  • Datum der der Lieferung / Leistungserbringung
  • Name und Anschrift des Rechnungsstellers
  • Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
  • Art und Menge des Produkts / Beschreibung der Leistung
  • Preis: Nettobetrag, USt.-Satz, USt.-Betrag, Bruttobetrag

Legen Sie ein besonderes Augenmerk auf die korrekte Preisauszeichnung in Nettobetrag, Umsatzsteuersatz, Umsatzsteuerbetrag und Bruttobetrag. Entspricht die Rechnung den gesetzlichen Anforderungen nicht, können Sie die Vorsteuer in Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung nicht geltend machen. Sie schauen also „durch die Finger“.

Hinweis: Rechnungen unter 250,- € brutto gelten als Kleinbetragsrechnungen. Für diese gelten gesonderte, weniger strenge Anforderungen. Zum Vorsteuerabzug berechtigt sind Sie trotzdem.

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Andrea Lackner

Buchhaltungsexpertin bei Debitoor
Andrea Lackner

Andrea Lackner arbeitet seit 2015 als Buchhaltungsexpertin für das Rechnungsprogramm Debitoor. Dabei unterstützt sie Unternehmer in allen Fragen zum Thema Rechnungsstellung, Steuern und Kleinunternehmerregelung.


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Andrea Lackner

Andrea Lackner Andrea Lackner arbeitet seit 2015 als Buchhaltungsexpertin für das Rechnungsprogramm Debitoor. Dabei unterstützt sie Unternehmer in allen Fragen zum Thema Rechnungsstellung, Steuern und Kleinunternehmerregelung.

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