Buchführung für KMUs: Der ultimative Überblick

Das Thema Buchführung geht alle an, auch Unternehmer, die nach der Gesetzeslage grundsätzlich nicht zu Buchführung verpflichtet sind. Die Buchhaltung liefert einen wichtigen Überblick über die Unternehmensfinanzen, die Einnahmen und Ausgaben in den verschiedenen Perioden. Die Buchhaltung bildet den laufenden Geschäftsverkehr des Unternehmens ab und liefert wichtige Kennzahlen, sowie Gewinn, Vermögen und Unternehmenswert.

Wenn auch die Daten bei sehr kleinen Unternehmungen zumindest anfangs noch übersichtlich sind, verliert sich bereits nach kurzer Zeit die Übersicht. Als Basis für die Steuerermittlung, zur Ermittlung der abzuführenden Umsatzsteuer oder für eine Kreditbewilligung bei der Bank sind geordnete Unternehmenszahlen unerlässlich.

Neben dem eigentlichen Kerngeschäft, fordert die Administration der KMU viel Zeit. Die Buchhaltung ist für viele Unternehmer das sprichwörtliche Buch mit sieben Siegeln. Viele KMUs sind gesetzlich zur ordnungsgemäßen Buchführung verpflichtet. Die jährlichen Daten sind nicht nur Grundlage für die Steuererklärung, sondern auch für die Kreditvergabe und künftige Planung des Unternehmensgeschehens. Die Buchhaltung schafft Transparenz und Sicherheit. Neben dem klassischen Weg zum Steuerberater unterstützen leistungsstarke Onlinetools den Unternehmer. Im Idealfall werden Belege eingescannt, Paypal- und Bank-Konten automatisiert abgerufen und mit Eingangsbelegen abgeglichen.

Geniale Geschäftsidee – grandios verzettelt

Nicht nur für Start-ups, auch für alte Hasen ist und bleibt die Buchhaltung ein Buch mit sieben Siegeln. Ohne Seminare lässt sich die Thematik mit ihren Übergriffen auf das Handelsgesetzbuch (HGB) und Steuergesetze (EStG und EStR) kaum bewältigen. Bei Abschreibungen, Überschussermittlung, Umsatzsteuervoranmeldung und formalen Richtlinien für Belege bleiben selbst motivierte Unternehmer schnell auf der Strecke. Doch das Vernachlässigen der Buchhaltung hat schon für so manches Start-up oder Unternehmen Konsequenzen bedeutet, die bis zur Aufgabe führten. Denn Gesetzgeber und Finanzamt bestehen auf die Einhaltung von Richtlinien und Terminen, empfindliche Bußgelder drohen. Zudem können bei Terminversäumnissen oder fehlerhaften Belegen Schätzungen angeordnet werden, die das Unternehmen zur Liquidation zwingen können.

Buchhaltung mit Fokus auf dem Kerngeschäft

Die Buchhaltung ist kein Kerngeschäft und die darauf verwendete Zeit fehlt für Innovationen. Sich selbst in das komplexe Buchhaltungs-Thema einzuarbeiten, ist grundsätzlich nicht empfehlenswert. Buchführung und Bilanzierung sind zu zeitaufwendig und zu weit vom eigentlichen Unternehmenszweck entfernt. Um sich voll auf das Kerngeschäft konzentrieren zu können, hat die KMU mehrere Möglichkeiten, das Thema Buchhaltung dennoch professionell zu bewältigen. Mit hohen Kosten ist die Inhouse-Lösung verbunden, denn für den festangestellten Mitarbeiter sind Gehälter, Abgaben und Urlaubsgeld zu zahlen. Der Klassiker für die Abwicklung der Buchhaltung ist das Outsourcing zu einem Steuerberater oder einem qualifizierten Steuerdienstleister vor Ort. Die KMU versorgt diesen regelmäßig mit Belegen und Informationen. Für den Unternehmer bleibt dennoch die Schwierigkeit, die im Zeitraum relevanten Zahlungsströme und Transaktionen vollständig und richtig zusammenzustellen.

Das Dilemma lösen allerdings moderne Online-Buchhaltungsprogramme, mit denen sich Steuerbüro und Mandant auf einer gemeinsamen Plattform austauschen können. Der Unternehmer scannt kontinuierlich die eingehenden und ausgehenden Belege, die von der Buchhaltungssoftware automatisch verbucht werden. Die Online-Bankkonten des Unternehmens ruft die Buchungssoftware ebenfalls ab. Damit entfallen das Zusammensuchen von Dokumenten in letzter Minute, der Gang zum Steuerberater und insbesondere steigt dabei auch die Transparenz: Die wichtigen Belege verbleiben physisch in der Firma, allgemeine Buchungen generiert die Software selbst und per Mausklick erhält der Unternehmer jederzeit einen zeitnahen Überblick über seine Umsätze und Finanzen.

Handels- und Steuergesetze geben vor, wer zu welcher Buchführung verpflichtet ist. Umso größer das Unternehmen, desto strikter und enger sind die Vorgaben. Grundsätzlich wird zwischen der einfachen und der doppelten Buchführung unterschieden, wobei die letztere die Norm und deutlich aufwendiger ist.

Einfache Buchführung – die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜV)

Bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung werden keine Konten geführt. Die Zahlungsströme des Zeitraums werden einander gegenübergestellt. Links die Einnahmen, rechts die Ausgaben. Die Werte jeder Spalte addieren, dann voneinander abziehen. Waren die Einnahmen größer, hat das Unternehmen einen Gewinn gemacht, der versteuert werden muss (Einkommensteuer).

Bei vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmen wird die EÜV etwas komplizierter, ist aber dennoch von Laien zu bewältigen. Insbesondere, wenn die Transaktionen mit einer Buchhaltungssoftware zusammengestellt werden.

Verfügt das Unternehmen jedoch über höherwertige Anlagegegenstände zur Abschreibung oder möchte es Rückstellungen bzw. Rücklagen für künftige Ereignisse bilden, kann der Übergang zur doppelten Buchführung vorteilhaft sein.

Die doppelte Buchführung

Die doppelte Buchführung erfordert die Erfassung eines Geschäftsvorfalls in zwei Konten. Ein Geschäftsvorfall ist z. B. die Auszahlung von Gehältern, der Zahlungseingang eines Kunden, die Zahlung der Miete für das Bürogebäude oder Einkäufe von Rohmaterial. Buchhaltungstechnisch wird der Geschäftsvorfall auf zwei Konten gebucht, z. B.
Mietaufwand und Bank. Bei Bareinkäufen nimmt das Konto Kasse ab, kauft der Kunde im Unternehmen ein Produkt und zahlt bar, nimmt das Kassenkonto zu und das Konto mit dem Produktbestand ab. Beim Zahlungseingang einer Kundenrechnung nimmt hingegen das Konto Forderungen ab, das eigene Bankkonto zu.

Bei jeder dieser Buchungen ist die Umsatzsteuer zu berücksichtigen, denn diese muss an das Finanzamt abgeführt werden. Begleicht der Unternehmer eine Rechnung, wird die angegebene Umsatzsteuer als Vorsteuer verbucht. Die Vorsteuer ist damit eine Forderung des Unternehmens an das Finanzamt. Stellt das Unternehmen dem Ken eine Rechnung aus, muss diese die Mehrwertsteuer von 19% enthalten. Dieser Betrag ist wiederum eine Forderung des Finanzamts an das Unternehmen. Die Differenz zwischen der vom Unternehmen an anderen ausgezahlten Umsatzsteuerbeträge (Vorsteuer) und der vom Unternehmen eingenommenen Umsatzsteuerbeträge (Mehrwertsteuer) ist die Zahllast. Dieser Betrag muss zu bestimmten Terminen an das Finanzamt abgeführt werden.

Für das Begleichen der Zahllast an das Finanzamt sind strenge Termine einzuhalten. Bei Verzug können Bußgelder auferlegt werden. Bei der doppelten Buchführung muss im Gegensatz zur einfachen Buchführung eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellt werden. Aus dieser GuV wird die Abschlussbilanz für das Wirtschaftsjahr abgeleitet. Das Wirtschaftsjahr beginnt mit er Geschäftstätigkeit des Unternehmens, kann aber auch dem Kalenderjahr angepasst werden.

Weitere Informationen zur doppelten Buchführung gibt es hier.

Buchführung und Offenlegung: Wer ist zu was verpflichtet?

Freiberufler und Kleingewerbetreibende sind gemäß Steuergesetz zur einfachen Buchführung verpflichtet. Die einfache Buchführung in Form der EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) kann von folgenden Unternehmern gewählt werden:

• Nicht-Kaufleuten, z. B. Einzelunternehmer
• GbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts) sofern der Gewinn 60.000 Euro oder der Umsatz nicht 600.000 Euro im Jahr übersteigt
• Einzelkaufleute (der mit e.K. im HGB eingetragene Kaufmann), wenn in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren die Umsatzerlöse unter 600.000 lagen oder weniger als 60.000 Euro Gewinn (Jahresüberschuss) erwirtschaftet wurde
• Freiberufler (gemäß der Definition des Einkommensteuergesetzes)
• Unternehmen der Forst- und Landwirtschaft

Die einfache Buchführung (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) ist übersichtlich strukturiert und stellt im einfachsten Sinne lediglich die erhaltenen Zahlungen (Einnahmen) den getätigten Ausgaben gegenüber. Die Differenz ist der Gewinn oder der Verlust des Unternehmens, der wiederum der Einkommensteuer unterliegt.

Die gesetzliche Pflicht zur doppelten Buchführung besteht für Gewerbetreibende und Kaufleute, die nicht Kleinunternehmer sind. Dazu zählen auch private Körperschaften, wie Kapitalgesellschaften (z. B. GmbH, AG, Limited). Die Vorgaben für die doppelte Buchführung sowie die Gliederung der Bilanzen sind im HGB (Handelsgesetzbuch) geregelt. Die Steuergesetze (EStG, EstR und die Steuergesetze für Kapitalgesellschaften) enthalten weitere Angaben, wie etwa zu Abschreibungen und der formalen Ausgestaltung von Belegen.

Die doppelte Buchführung mit Bilanzierung ist verpflichtend für alle im Handelsregister eingetragenen Unternehmen. Auch nicht im HGB eingetragene Unternehmen müssen bilanzieren, sofern sie die o. g. Schwellen überschreiten. Der im HGB eingetragene Kaufmann bildet eine Ausnahme, denn er darf trotz Eintragung eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung aufstellen, sofern er unter den Schwellenwerten bleibt. Auch Personengesellschaften, also Nicht-Kapitalgesellschaften, können ab einer bestimmten Größenordnung zur doppelten Buchführung verpflichtet sein. Vereine sind nach Handelsrecht nicht nur doppelten Buchführung verpflichtet, da sie aber einen Vermögensnachweis (Rechenschaftspflicht) gemäß Bürgerlichem Gesetzbuch (BGB) erbringen müssen, erstellen auch sie häufig eine Bilanz.

Buchführung vor der Gründung

Kurz nach der Anmeldung des Unternehmens kommt Post vom Finanzamt. Ein Fragebogen zur steuerlichen Erfassung muss eingereicht werden, damit im Gegenzug der Unternehmer eine Steuernummer erhält. Bei umsatzsteuerpflichtigen Geschäften mit dem Ausland, sollte gleich eine Umsatzsteueridentifikationsnummer beantragt werden.

Allerdings beginnt die eigentliche Geschäftstätigkeit – und damit auch die Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle – bereits einige Zeit vor der Gründung. Notartermine, Beratungen, geschäftliche Fahrten und Umbauten gehören in die betriebliche Buchhaltung. Alle betrieblichen Ausgaben und Einnahmen während der Gründungsphase des Unternehmens sind bereits buchungs- und steuerrelevant. Allerdings müssen bereits diese Belege den gesetzlichen Vorgaben genügen und der Gesetzgeber schaut sehr genau auf die selbst erstellten Belege, wie etwa Ausgangsrechnungen. Entsprechen die Belege und Quittungen nicht den rechtlichen Vorgaben drohen finanzielle Einbußen oder gar Steuerschätzungen.

Eine Buchhaltungssoftware enthält grundsätzlich eine Formularsammlung, die den rechtlichen Bedingungen entsprechen und vom Unternehmer mit Logo, Bankverbindung angepasst werden können. Zum Stichtag, dem Zeitpunkt der Aufnahme der Geschäftstätigkeit, ist von jedem Unternehmer eine Eröffnungsbilanz zu erstellen. Sie ist der Ausgangspunkt für künftige Abschlüsse und muss nach den Vorgaben im Handelsgesetzbuch gegliedert sein. Die Eröffnungsbilanz spiegelt die unternehmerischen Vermögens- und Kapitalverhältnisse.

Meilensteine der Buchhaltung bei der Gründung:

• eigenes Bankkonto für das Unternehmen eröffnen
• eine Barkasse einrichten, etwa in Form eines extra Geldbeutels
• alle Belege aufbewahren
• für eingehende Zahlungen eine ordnungsgemäße Rechnung ausstellen
• das Startkapital (gezeichnetes Kapital) auf das Bankkonto einzahlen
• Anlagengegenstände (Schreibtische, Computer usw.) in die Eröffnungsbilanz aufnehmen

Schneller und sicherer mit Buchführungssoftware

Eine signifikante zeitliche Entlastung und eine höhere Transparenz erreicht das Unternehmen mit dem Einsatz einer Buchhaltungssoftware. Läuft diese in der „Cloud“, werden keine Unternehmensressourcen verbraucht. Zudem können finanzielle Auswertungen und Buchungen von jedem Gerät erfolgen. Eine so skalierbare Software wächst problemlos mit dem Unternehmen. Auch ein Wechsel, z. B. von der einfachen auf die doppelte Buchhaltung wird vereinfacht. Viele rechtliche Hürden werden mit einer Buchhaltungssoftware umgangen, indem etwa die formal korrekten Templates für Ausgangsrechnungen oder Verträge angepasst werden.

Zu den komfortablen Features einer Buchungssoftware zählen:

• automatisierte Aus- und Einzahlungen
• automatisierte Buchungen mit Buchungsvorlagen
• automatische Belegzuordnung und Belegerkennung
• Texterkennung für Eingangsrechnungen und Kontoauszüge
• Sicherung der physischen Belege durch einscannen
• Ausgangsrechnungen und Belege nach gesetzlichen Vorgaben erstellen
• Online-Übernahme der Bankkonten und Banktransaktionen, Depots
• zeitnahe und übersichtliche Auswertungen zur Finanzlage
• direkte Kommunikation über DATEV-Schnittstellen zum Steuerberater
• Elster-Funktionalität, um Umsatzsteuervoranmeldung und Steuererklärung beim Finanzamt online einzureichen

Erst kürzlich wurden die Regeln zur allgemeinen Buchführung vom Bundesministerium für Finanzen verschärft. Geschäftsvorfälle müssen innerhalb von 10 Tagen erfasst werden, wobei Buchungen und Aufzeichnungen nicht mehr verändert werden dürfen. Auch wurde die Aufbewahrung von elektronischen Belegen, Daten aus Vorsystemen und Stammdaten verpflichtend.

Die Online-Buchhaltungssoftware unterstützt meist sowohl die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) der einfachen Buchhaltung, als auch die doppelte Buchführung, einschließlich der Bilanzgenerierung. So ist bei einem Wechsel der Buchhaltung eine Datenübernahme auch für den Steuerberater relativ einfach. Ebenso ist der Wechsel des Steuerberaters unkompliziert und jederzeit möglich. Zu beachten ist, dass die Fibu-Software der KMU den GoBD (Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung) des Handelsgesetzbuches (HGB) entspricht.

Buchführung – so einfach wie nie zuvor

Buchhaltungssoftware ist so komfortabel wie nie zuvor. Sie ist verständlich und liefert dem Unternehmen die erforderliche Transparenz. Durch eine sehr zeitnahe Erfassung werden finanzielle Engpässe, aber auch erhöhte Absätze schnell erkannt. Dem Unternehmen bleibt Zeit, die Herausforderung anzunehmen. Eine ständige Übersicht der Finanzströme vereinfacht zudem kurzfristige Planungen und Anschaffungen. Insbesondere für KMUs lohnt sich die Anschaffung einer Buchführungssoftware, mit der von Anfang an die geschäftlichen Transaktionen dokumentiert werden.